Are you our new colleague? We’re looking for an Executive Assistant - Remote NAM (Canada)
how you will contribute
The Executive Assistant provides high-level administrative, analytical, and operational support to executive leadership, including members of executive leadership teams. This role serves as a key operational anchor, operating independently with high discretion to handle confidential information, manage complex projects, and optimize executive workflow. In addition to direct administrative execution, this position helps guide, coach, and mentor junior support staff while establishing productive working relationships across all organizational levels.
your typical day includes
- Proactively managing complex, fluid calendars for multiple executive leaders; strategically scheduling appointments, resolving conflicts, and protecting executive time.
- Planning, booking, and coordinating comprehensive domestic and international travel logistics, creating detailed itineraries.
- Processing, reconciling, and tracking leadership travel and business expenses in strict alignment with corporate documentation and policy requirements.
- Drafting, formatting, and reviewing high-level correspondence, presentations, packets, and reports for executive leadership.
- Exercising sound judgment and strict confidentiality when handling sensitive organizational data and executive communications.
your responsibilities include
- Cross-Functional Liaison: Serving as a primary point of contact for inter-organizational associates regarding projects, operational decisions, or scheduling requirements; coordinating internal and external briefings and technical meetings.
- Brand Communications: Supporting social media presence and internal/external communication initiatives as needed.
- Project Ownership: Taking ownership of assigned cross-functional initiatives, coordinating timelines, and resolving operational roadblocks to keep projects on schedule.
- Reporting & Analytics: Compiling, analyzing, and interpreting operational, financial, and business metrics to identify trends, communicate issues, and support executive decision-making.
- Data Integrity: Maintaining business databases, tracking logs, and spreadsheets (including client/candidate details, reports, and internal notes) to ensure absolute data integrity.
your background
- Education: High School Diploma or GED required; Bachelor’s degree or equivalent advanced administrative experience strongly preferred.
- Work Experience: 5+ years of administrative support experience in a fast-paced environment, with demonstrated experience supporting senior executives and multiple stakeholders simultaneously.
key capabilities
- Software Proficiency: Advanced proficiency in Microsoft Office and/or Google Suite (Gmail, Docs, Sheets, Slides); familiarity with SharePoint, PeopleSoft, Visio, and custom business databases preferred.
- AI Proficiency: Proficiency with AI tools - experience with Google Gemini AI highly preferred.
- Language Proficiency: Bilingual French Canadian language proficiency (speaking and writing) highly preferred.
- Analytical & Problem-Solving Skills: Strong capacity to interpret complex data, assess operational results, and recommend/implement alternative solutions.
- Project & Time Management: Ability to manage competing priorities with a high degree of urgency, attention to detail, and a continuous improvement mindset.
- Communication: Exceptional verbal and written communication skills with the confidence to interact constructively with staff at all levels, including C-suite executives.
together we grow.
When you join Randstad, you join…
- A specialized team delivering tailored solutions for clients and talent, enabling meaningful impact.
- An equitable, inclusive culture where everyone can contribute and thrive.
- A workplace prioritizing growth and empowering teams to adapt and excel.
- A company dedicated to supporting you to perform at your best.
- A commitment to pay for performance with transparency, fairness, and competitiveness.
our purpose
Our purpose is deeply rooted in the belief that by knowing our clients and talent better than anyone else, we can make connections that change lives and transform businesses. We don’t just place people in jobs; we help create futures full of possibility — for our clients, talent, and communities.
our culture
Our culture is powered by ambition and collaboration, where everyone is driven to push boundaries and achieve success. At Randstad, we don’t settle for “good enough” — we’re committed to walking the extra mile, always striving for perfection while trusting each other to deliver results. You’ll be working in an environment that fosters both individual achievement and team success.
We want our teams and talent to reflect the rich diversity of the societies we serve. We thrive for an environment of belonging, safety and confidence. So everyone can bring their whole selves to work and flourish. Learn more about equity, diversity, inclusion and belonging at randstad here.
leadership expectations
At Randstad, leadership is our shared language. Whether you are leading a team or driving your own career, you contribute to our goal of being the world's most equitable and specialized talent company. We lead across four core pillars:
- we set direction: it is about anticipating and making decisions that will position randstad for long term success.
- we achieve: it is about delivering on our goals and operational excellence.
- we care: it is about the way we collaborate and work together, creating a sustainable and healthy culture.
- lead by example: it is about modelling the behaviors and standards we expect from others, demonstrating courage and accountability in every action.
a place for you to grow
We provide a fast-paced growth environment where your ability to adapt and contribute fuels the success of both your team and clients. We appreciate your talents and support your growth through mentorship, skill-building, and career guidance.
meaningful, competitive, and equitable rewards for your performance.
Our employment conditions reflect this;
- competitive salary
- variable pay for performance
- option to take part in Randstad's success through our employee Share Purchase Plan
- growth and development opportunities in a fast changing global environment
- an environment that promotes work life balance: flexibility with intentionality.
The pay salary for this position range is $70,400 to $88,000. This is a permanent RPO position
Randstad Canada is committed to fostering a workforce reflective of all peoples of Canada. As a result, we are committed to developing and implementing strategies to increase the equity, diversity and inclusion within the workplace by examining our internal policies, practices, and systems throughout the entire lifecycle of our workforce, including its recruitment, retention and advancement for all employees. In addition to our deep commitment to respecting human rights, we are dedicated to positive actions to affect change to ensure everyone has full participation in the workforce free from any barriers, systemic or otherwise, especially equity-seeking groups who are usually underrepresented in Canada’s workforce, including those who identify as women or non-binary/gender non-conforming; Indigenous or Aboriginal Peoples; persons with disabilities (visible or invisible) and; members of visible minorities, racialized groups and the LGBTQ2+ community.
Randstad Canada is committed to creating and maintaining an inclusive and accessible workplace for all its candidates and employees by supporting their accessibility and accommodation needs throughout the employment lifecycle. We ask that all job applications please identify any accommodation requirements by sending an email to accessibility@randstad.ca to ensure their ability to fully participate in the interview process.
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Rejoignez l'entreprise de talents la plus équitable et la plus spécialisée au monde
Serez-vous notre nouveau collègue ?
Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction bilingue - Télétravail NAM (Canada)
Comment vous contribuerez
L’assistant(e) exécutif(ve) apporte un soutien administratif, analytique et opérationnel de haut niveau à la direction, y compris aux membres des équipes de direction. Ce poste constitue un pilier opérationnel essentiel : son titulaire travaille de manière autonome et fait preuve d’une grande discrétion pour traiter des informations confidentielles, gérer des projets complexes et optimiser le flux de travail de la direction. Outre l’exécution directe des tâches administratives, ce poste consiste à guider, encadrer et accompagner le personnel de soutien junior, tout en établissant des relations de travail productives à tous les niveaux de l’organisation.
Votre journée type comprend
- La gestion proactive d’agendas complexes et évolutifs pour plusieurs dirigeants ; la planification stratégique des rendez-vous, la résolution des conflits d’horaires et la protection du temps des dirigeants.
- Planifier, réserver et coordonner l’ensemble de la logistique des déplacements nationaux et internationaux, en élaborant des itinéraires détaillés.
- Traiter, rapprocher et suivre les frais de déplacement et les dépenses professionnelles des dirigeants, dans le strict respect des exigences de l’entreprise en matière de documentation et de politique.
- Rédiger, mettre en forme et relire la correspondance de haut niveau, les présentations, les dossiers et les rapports destinés à la direction.
- Faire preuve de bon sens et respecter une confidentialité stricte lors du traitement des données sensibles de l’organisation et des communications des dirigeants.
Vos tâches incluent
- Assurer la liaison interfonctionnelle : servir de point de contact principal pour les collaborateurs d’autres services concernant les projets, les décisions opérationnelles ou les besoins en matière de planification ; coordonner les réunions d’information et les réunions techniques internes et externes.
- Communication de marque : soutenir la présence sur les réseaux sociaux et les initiatives de communication internes et externes selon les besoins.
- Prise en charge des projets : prendre en charge les initiatives interfonctionnelles qui vous sont confiées, coordonner les calendriers et résoudre les obstacles opérationnels afin de respecter les délais des projets.
- Rapports et analyses : compiler, analyser et interpréter les indicateurs opérationnels, financiers et commerciaux afin d’identifier les tendances, de signaler les problèmes et d’appuyer la prise de décision de la direction.
- Intégrité des données : gérer les bases de données de l’entreprise, les journaux de suivi et les tableurs (y compris les informations sur les clients et les candidats, les rapports et les notes internes) afin de garantir l’intégrité absolue des données.
Votre profil
- Formation : Baccalauréat ou GED obligatoire ; licence ou expérience administrative de haut niveau équivalente fortement appréciée.
- Expérience professionnelle : 5 ans ou plus d’expérience en assistance administrative dans un environnement dynamique, avec une expérience avérée dans l’accompagnement simultané de cadres supérieurs et de multiples parties prenantes.
Compétences clés
- Maîtrise des logiciels : Maîtrise avancée de Microsoft Office et/ou de Google Suite (Gmail, Docs, Sheets, Slides) ; une connaissance de SharePoint, PeopleSoft, Visio et des bases de données métier personnalisées est un atout.
- Maîtrise de l’IA : Maîtrise des outils d’IA – une expérience avec Google Gemini AI est fortement appréciée.
- Maîtrise linguistique : La maîtrise bilingue du français canadien (à l’oral et à l’écrit) est fortement appréciée.
- Compétences analytiques et de résolution de problèmes : Solide capacité à interpréter des données complexes, à évaluer les résultats opérationnels et à recommander/mettre en œuvre des solutions alternatives.
- Gestion de projet et gestion du temps : Capacité à gérer des priorités concurrentes avec un haut degré d’urgence, le souci du détail et un état d’esprit axé sur l’amélioration continue.
- Communication : Excellentes compétences en communication orale et écrite, ainsi que l’assurance nécessaire pour interagir de manière constructive avec le personnel à tous les niveaux, y compris les cadres dirigeants.
Ensemble, nous grandissons.
En rejoignant Randstad, vous intégrez…
- Une équipe spécialisée qui propose des solutions sur mesure aux clients et aux talents, permettant ainsi d’avoir un impact significatif.
- Une culture d’entreprise équitable et inclusive où chacun peut apporter sa contribution et s’épanouir.
- Un environnement de travail qui privilégie le développement personnel et donne aux équipes les moyens de s’adapter et d’exceller.
- Une entreprise qui s’engage à vous accompagner pour que vous donniez le meilleur de vous-même.
- Un engagement en faveur d’une rémunération au merit, alliant transparence, équité et compétitivité.
Notre mission :
Notre mission repose profondément sur la conviction qu’en connaissant nos clients et nos talents mieux que quiconque, nous pouvons créer des liens qui changent des vies et transforment les entreprises. Nous ne nous contentons pas de placer des personnes dans des postes ; nous contribuons à bâtir un avenir riche en possibilités — pour nos clients, nos talents et nos communautés.
Notre culture :
Notre culture est animée par l’ambition et la collaboration, où chacun est motivé à repousser les limites et à réussir. Chez Randstad, nous ne nous contentons pas de « assez bien » : nous nous engageons à aller plus loin, en recherchant toujours la perfection tout en nous faisant confiance mutuellement pour obtenir des résultats. Vous travaillerez dans un environnement qui favorise à la fois la réussite individuelle et celle de l’équipe.
Nous souhaitons que nos équipes et nos talents reflètent la riche diversité des sociétés que nous servons. Nous nous efforçons de créer un environnement où règnent le sentiment d’appartenance, la sécurité et la confiance. Ainsi, chacun peut s’épanouir pleinement au travail. Pour en savoir plus sur l’équité, la diversité, l’inclusion et le sentiment d’appartenance chez Randstad, cliquez ici.
Attentes en matière des dirigeants
Chez Randstad, le leadership est notre langage commun. Que vous dirigiez une équipe ou que vous meniez votre propre carrière, vous contribuez à notre objectif : devenir l’entreprise de recrutement la plus équitable et la plus spécialisée au monde. Notre leadership repose sur quatre piliers fondamentaux :
- Nous fixons la direction : il s’agit d’anticiper et de prendre les décisions qui permettront à Randstad d’assurer son succès à long terme.
- Nous atteignons nos objectifs : il s'agit de concrétiser nos objectifs et d'atteindre l'excellence opérationnelle.
- Nous faisons preuve d'attention : il s'agit de la manière dont nous collaborons et travaillons ensemble, en créant une culture d'entreprise durable et saine.
- Nous montrons l'exemple : il s'agit d'incarner les comportements et les normes que nous attendons des autres, en faisant preuve de courage et de responsabilité dans chacune de nos actions.
Un environnement où vous pourrez vous épanouir
Nous vous offrons un environnement dynamique où votre capacité à vous adapter et à apporter votre contribution contribue au succès tant de votre équipe que de nos clients. Nous valorisons vos talents et accompagnons votre évolution grâce à un programme de mentorat, au développement de vos compétences et à un accompagnement professionnel.
Des récompenses significatives, compétitives et équitables en fonction de vos performances.
Nos conditions d’emploi en sont le reflet :
- un salaire compétitif
- une rémunération variable liée à la performance
- la possibilité de participer au succès de Randstad grâce à notre plan d’achat d’actions réservé aux salariés
- des opportunités d’évolution et de développement dans un environnement international en constante évolution
- un environnement favorisant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée : flexibilité et intentionnalité.
La gamme salariale pour ce poste est comprise entre 70 400 et 88 000 dollars. Il s'agit d'un poste permanent pour le compte d'un prestataire de recrutement externe (RPO).
Randstad Canada s’engage à favoriser une main-d'œuvre représentative de toutes les populations du Canada. Nous nous engageons en conséquence à développer et à mettre en œuvre des stratégies pour promouvoir l'équité, la diversité et l'inclusion dans toutes nos sphères d'activité en examinant nos politiques, pratiques et systèmes internes tout au long du cycle de vie de notre main-d'œuvre, y compris au niveau du recrutement, de la rétention et de l’avancement pour tout individu.
En plus de notre profond engagement sur le respect des principes des droits de la personne, nous nous engageons à prendre toute mesure positive pour influer sur les changements à mettre en place en vue de garantir la participation de tout individu dans le monde du travail et ce, sans obstacle, systémique ou autre, en particulier pour les groupes en quête d'équité généralement sous-représentés dans la main-d'œuvre au Canada, y compris les personnes qui s'identifient comme femmes ou personnes non-binaires/non conformes au genre, les Peuples et communautés autochtones, les personnes en situation de handicap (visible ou invisible), les personnes faisant partie des minorités visibles, les personnes racisées et des communautés LGBTQ2+.
Randstad Canada s'engage à créer et à maintenir un milieu de travail inclusif et accessible pour toutes les personnes candidates et employées en soutenant leurs besoins d'accessibilité et d'accommodation tout au long du cycle de vie de l'emploi. Nous demandons à toutes les personnes demandeuses d'emploi de bien vouloir identifier leurs besoins en matière d'accommodation en envoyant un courriel à accessibilite@randstad.ca pour s'assurer de leur capacité à participer pleinement au processus d'entrevue.
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