stel een intern communicatieplan op voor uw herstructurering

Herstructureringen horen er af en toe nu eenmaal bij. De impact hiervan op je team valt immers niet te onderschatten en zindert vaak na. Maar als je ze juist aanpakt kan je er een respectvol en mensgericht proces van maken waar jij en je medewerkers tevreden over kunnen zijn. 

Hoe? Met sterke communicatie. Een goede strategie voor je interne communicatie helpt je antwoorden op vragen, omgaan met onzekerheid en de band met de achterblijvers versterken. En communicatiestrategie begint met een duidelijk plan.
 

waarom je een intern communicatieplan nodig hebt

Hoe je omgaat met herstructureringen zegt veel over je merk en de bedrijfscultuur. En dat gaat verder dan hoe je interne team ermee omgaat. In onze verbonden wereld is een slechte review snel geschreven en het internet vereeuwigt zelfs de kleinste dingen. Het sentiment dat achterblijft na ontslagrondes is dus van groot belang. 

een voorbereid persoon…

Veel organisaties of leidinggevenden zijn bovendien niet voorbereid op de hoeveelheid informatie die van je gevraagd wordt bij een herstructurering. Je (ex-)medewerkers zitten, logischerwijze, met vragen. Als je die niet op de juiste manier beantwoordt, verlies je al snel het vertrouwen van je huidige medewerkers en blijven ontslagen medewerkers vaak verbitterd achter. En dat heeft op zijn beurt een negatieve impact op de bedrijfscultuur en de algemene motivatie.

Wil je proactief en correct inspelen op de vragen die een herstructurering oproept, en wil je vermijden dat je bedrijf in een negatief daglicht wordt geplaatst? Dan zorg je er best voor dat je interne communicatiestrategie al klaar ligt voor je begint aan je ontslaggesprekken. 
 

het doel van het communicatieplan

Je communicatieplan zorgt ervoor dat iedereen naar behoren geïnformeerd wordt binnen een transparante cultuur. Voor, tijdens en na de herstructurering. Hierbij geef je de medewerkers die je laat gaan het respect en de begeleiding waar ze recht op hebben, maar verlies je ook je huidige medewerkers niet uit het oog. Het is namelijk niet de bedoeling dat de medewerkers die je laat gaan en zij die blijven uit de lucht komen vallen.

Wees dus op voorhand al transparant: vertel over hoe het bedrijf het doet en betrek je medewerkers in de mate van het mogelijke bij belangrijke vraagstukken. Op deze manier begrijpen medewerkers ook beter waarom er geherstructureerd wordt wanneer het bedrijf niet anders kan.

Zorg er wel voor dat je bedrijf geen geruchtenmolen wordt. Hou dus de touwtjes stevig in handen door je communicatiestrategie op voorhand op te stellen. Zo hoef je ‘m enkel te respecteren wanneer het moment aanbreekt.
 

ontslagen medewerkers ondersteunen

Het is niet de bedoeling dat je medewerkers compleet overvallen worden wanneer je een herstructurering aankondigt – dat zorgt enkel voor onrust. Een open cultuur is nog altijd de beste manier om ervoor te zorgen dat je team geëngageerd blijft op het werk, en hoe je communiceert over het ontslag hoort daarbij.

Na ontslag is er waarschijnlijk heel wat verwarring en onbegrip bij de ontslagen medewerkers. Een goede communicatie en ondersteuning helpt hen dan ook om die gevoelens een plek te geven. Bespreek de meerwaarde van een outplacementbegeleiding die hen helpt om bewust een volgende stap in hun loopbaan te zetten.
 

huidige medewerkers ondersteunen

Je team zit misschien met schuldgevoel (omdat zij wel kunnen blijven) of angst (omdat ze vrezen voor hun positie) en dat beïnvloedt de werksfeer. Aan jou om je medewerkers gerust te stellen. Het vertrouwen heeft namelijk een deuk opgelopen en de bal ligt in jouw kamp om het te herstellen.

Toon aan dat ze deel uitmaken van de toekomst van je bedrijf door de volgende stappen in hun loopbaan te bespreken zonder hun gevoelens aan de kant te schuiven. Bied bijvoorbeeld coaching aan, zodat ze leren omgaan met hun gevoelens en die niet uit de weg gaan.
 

een communicatieplan opstellen: stappen

• Stel een team samen dat verantwoordelijk is voor interne communicatie. Doorgaans is dat iemand van het management, HR, legal, interne communicatie en social.
• Neem de tijd om je communicatiestrategie op te stellen. Bepaal de belangrijkste boodschappen, de manier van communiceren, de tijdlijn en de kanalen.
• Bereid relevante partijen voor. Het management moet weten hoe het plan eruit ziet en welke rol ze daarin spelen. Geef hen de nodige begeleiding zodat ze vragen correct en met empathie kunnen beantwoorden. 
• Breng je medewerkers op de hoogte op het juiste moment. Hou deze communicatie respectvol en zo persoonlijk mogelijk. Vermijd zulke gesprekken dus in grote groepen, en laat leidinggevenden hier een centrale rol in opnemen.
• Communiceer liefst zo persoonlijk mogelijk over het ontslag met de medewerkers die je laat gaan. 
• Praat met de medewerkers die in je organisatie blijven. Voer een open communicatie en zet hen mee aan het roer van de organisatie. Maak bovendien van het welzijn van je medewerkers een topprioriteit.